מדיניות פרטיות

מדיניות פרטיות

אתר ומערכת "פרוטוקל"

1. מבוא וכללי
   1. ברוכים הבאים לאתר ולמערכת "פרוטוקל", מערכת דיגיטלית המיועדת לניהול, ארגון, עריכה, תיעוד, שמירה, הפקה והדפסה של מידע, מסמכים ותהליכי עבודה בתחום החינוך, ובפרט בתחום החינוך המיוחד, השילוב, ניהול תוכניות חינוכיות יחידניות וכיתתיות, מעקב אחר הישגי תלמידים, תיעוד טיפולי ופדגוגי, ניהול אנשי צוות, שאלונים, אבחונים, דוחות, אישורים ומסמכים הנוגעים לתלמידים, להורים, לאפוטרופוסים ולאנשי מקצוע.
   2. האתר והמערכת מופעלים ומנוהלים על ידי: ______________ (להלן "המפעילה" או "פרוטוקל"). מדיניות פרטיות זו נועדה להסביר בשפה ברורה ומפורטת איזה מידע אישי עשוי להיאסף במסגרת השימוש באתר ובמערכת, מהן מטרות עיבודו, למי הוא עשוי להימסר, כיצד הוא נשמר, מהן זכויות נושאי המידע וכיצד ניתן לפנות למפעילה בכל שאלה הנוגעת לפרטיות.
   3. מדיניות זו חלה על כל אדם העושה שימוש באתר או במערכת, לרבות משתמשים מזדמנים, משתמשים רשומים, מנהלי מערכת, מוסדות חינוך, רשויות מקומיות, רשתות חינוך, עמותות, מנהלים, מורים, מחנכים, גננות, אנשי חינוך מיוחד, אנשי טיפול, פסיכולוגים, יועצים, עובדים סוציאליים, קלינאי תקשורת, מרפאים בעיסוק, הורים, אפוטרופוסים, תלמידים וכל אדם אחר שמידע הנוגע אליו מוזן, נשמר או מעובד באמצעות המערכת.
   4. מדיניות זו מהווה חלק בלתי נפרד מתקנון השימוש של האתר והמערכת. השימוש באתר או במערכת כפוף גם לתקנון השימוש, להסכם השירות שנחתם עם הלקוח המוסדי, להסכם עיבוד המידע, ככל שנחתם, ולהוראות נוספות שהוצגו למשתמש בעת ההרשמה או השימוש בשירות מסוים.
   5. אין חובה חוקית כללית לעשות שימוש באתר או במערכת, ואולם מסירת מידע מסוים עשויה להיות חיונית לצורך פתיחת חשבון, הקמת תיק תלמיד, מתן הרשאות, יצירת מסמך, הפעלת שירות מסוים או עמידה בדרישות המוסד החינוכי. ככל שהמשתמש יבחר שלא למסור מידע המסומן כחובה, ייתכן שלא יהיה ניתן לספק לו את השירות המבוקש, לפתוח עבורו חשבון, להשלים מסמך או לאפשר שימוש בפונקציה מסוימת.
2. זהות בעלת השליטה במידע וחלוקת התפקידים
   1. ביחס למידע הנאסף ישירות על ידי המפעילה לצורך ניהול האתר והמערכת, רישום משתמשים, מתן תמיכה, ניהול ההתקשרות, גבייה, אבטחת מידע, משלוח הודעות תפעוליות וטיפול בפניות, המפעילה תהיה, לפי העניין, בעלת השליטה במאגר המידע ותהיה אחראית לקביעת מטרות עיבוד המידע והאמצעים המשמשים לעיבודו.
   2. כאשר מוסד חינוך, רשות מקומית, רשת חינוך, עמותה, חברה או גוף מקצועי אחר מתקשר עם המפעילה ומזין למערכת מידע על תלמידים, הורים, אפוטרופוסים, אנשי צוות או מטופלים, אותו גוף הוא בדרך כלל הגורם הקובע את מטרות איסוף המידע, סוגי המידע, זהות המשתמשים המורשים, היקף הרשאותיהם ומשך שמירת המידע. בנסיבות אלה, הלקוח המוסדי עשוי להיחשב כבעל השליטה במאגר המידע, ואילו המפעילה מספקת עבורו שירותי אחסון, עיבוד וניהול מידע ופועלת בהתאם להוראותיו, להסכם השירות ולהוראות הדין.
   3. בהתאם לכך, בקשות הנוגעות למידע חינוכי, פדגוגי, רפואי או טיפולי שהוזן למערכת על ידי מוסד חינוך עשויות להיות מועברות לטיפולו של המוסד הרלוונטי. המפעילה תסייע למוסד במענה לבקשות, ככל שהדבר נדרש ובהתאם להסכם שבין הצדדים, אולם אינה מוסמכת לשנות או למסור מידע שהמוסד מנהל ללא הוראה מתאימה, הרשאה או חובה על פי דין.
   4. מנהל מערכת מטעם לקוח מוסדי אחראי להגדיר את המשתמשים המורשים לפעול במערכת, את תפקידיהם ואת היקף גישתם למידע. המוסד החינוכי אחראי לוודא כי ההרשאות ניתנות רק למי שנדרש למידע לצורך מילוי תפקידו, כי הרשאות עודפות מבוטלות וכי גישתם של עובדים שסיימו את תפקידם נחסמת ללא דיחוי.
3. סוגי המידע הנאספים
   1. במסגרת ההרשמה והשימוש באתר ובמערכת עשויה המפעילה לאסוף מידע שנמסר ישירות על ידי המשתמש, ובכלל זה שם מלא, מספר טלפון, כתובת דואר אלקטרוני, תפקיד, מקום עבודה, מוסד חינוכי, רשות מקומית, מסגרת חינוך, כיתה, מקצוע, פרטי חשבון משתמש, סיסמה מוצפנת, פרטי התקשרות, העדפות שימוש ופרטים הנמסרים במסגרת פנייה לקבלת תמיכה או שירות.
   2. במסגרת ניהול תלמידים ותיקי תלמיד עשוי להישמר מידע הכולל, בין היתר, שם התלמיד, מספר זיהוי או מזהה פנימי, תאריך לידה, גיל, כיתה, מסגרת חינוכית, פרטי הורים או אפוטרופוסים, כתובת, פרטי קשר, מצב משפחתי, שפה, רקע לימודי, היסטוריה חינוכית, נוכחות, הישגים, ציונים, קשיים, חוזקות, צרכים מיוחדים, יעדים, התאמות, תמיכות, תוכניות עבודה, תוכניות חינוכיות יחידניות, תוכניות לימודים, מערכי שיעור, תיעוד מדידה והערכה, הערות צוות ונתונים נוספים הנדרשים לצורך ניהול התהליך החינוכי.
   3. המערכת עשויה לכלול מידע אישי בעל רגישות מיוחדת, ובכלל זה מידע בדבר מצב בריאותי, מוגבלות, אבחון רפואי, פסיכולוגי, פסיכיאטרי, התפתחותי או דידקטי, תפקוד רגשי, התנהגותי, חברתי, תקשורתי או מוטורי, טיפולים שמקבל התלמיד, המלצות אנשי מקצוע, תוצאות בדיקות שמיעה או ראייה, מסמכי ועדות זכאות ואפיון, מידע על תרופות, אלרגיות או מגבלות, וכן מידע אחר הנוגע לצנעת חייו של התלמיד או משפחתו.
   4. במסגרת ניהול אנשי צוות עשוי להישמר מידע הכולל שם, תפקיד, מקצוע, פרטי קשר, מסגרת עבודה, תחומי אחריות, שיוך לכיתה או לתלמידים, מערכת שעות, תיעוד פגישות, מסמכים מקצועיים, הרשאות, פעולות שבוצעו במערכת ומידע תפעולי נוסף.
   5. המערכת עשויה לאפשר העלאת קבצים ומסמכים, לרבות מסמכי Word ו PDF תמונות, סריקות, אבחונים, דוחות פורמליים, שאלונים, פרוטוקולים, אישורי הורים, טפסי ויתור סודיות, מסמכים רפואיים, מסמכי ועדות, תעודות, דוגמאות עבודה, הערכות, מכתבים ותכתובות עם גורמי מקצוע. תוכנם של הקבצים נקבע על ידי המשתמש או הלקוח המוסדי, והמפעילה אינה קובעת איזה מידע ייכלל בהם.
   6. בעת שימוש במנגנוני חתימה או אישור דיגיטליים עשוי להיאסף מידע כגון שם החותם, תפקידו, מועד החתימה, כתובת דואר אלקטרוני או מספר טלפון, חתימה גרפית, כתובת IP סוג המכשיר, מזהים טכניים ותיעוד הפעולה שבוצעה. המידע עשוי להישמר לצורך אימות, בקרה, תיעוד והגנה מפני טענות בדבר זיוף או שימוש בלתי מורשה.
   7. במסגרת שימוש בפונקציית הקלטה או תמלול קולי עשויים להיאסף קולו של המשתמש, דבריו, הקלטה זמנית או קבועה, תמליל הטקסט שהופק מן ההקלטה ומידע טכני הנוגע להפעלת המיקרופון. הפעלת המיקרופון תיעשה רק לאחר שהמשתמש יבחר להפעיל את הפונקציה וייתן לדפדפן או למכשיר הרשאה לגישה למיקרופון.
   8. בעת השימוש באתר ובמערכת עשוי להיאסף באופן אוטומטי מידע טכני ותפעולי, לרבות כתובת IP, סוג דפדפן, מערכת הפעלה, סוג מכשיר, גודל מסך, אזור זמן, שפה, תאריך ושעת כניסה, פעולות שבוצעו, דפים ומסכים שנצפו, מסמכים שנפתחו, הורדו או הודפסו, ניסיונות התחברות, שינויי הרשאות, שגיאות מערכת, משך שימוש, מקור ההפניה ומידע המצוי ביומני פעילות ואבטחה.
   9. ככל שהמערכת כוללת שירותי סליקה או תשלום, פרטי אמצעי התשלום עשויים להימסר ישירות לספק סליקה חיצוני. המפעילה עשויה לקבל מספק הסליקה מידע מוגבל בדבר העסקה, כגון שם המשלם, ארבע הספרות האחרונות של אמצעי התשלום, סכום העסקה, מועד העסקה, סטטוס התשלום ומספר אסמכתה, אך אינה שומרת בהכרח את מלוא פרטי כרטיס האשראי במערכותיה.
4. מידע הנוגע לקטינים
   1. המערכת מיועדת, בין היתר, לניהול מידע הנוגע לקטינים, לרבות תלמידים בחינוך הרגיל ובחינוך המיוחד. בשל רגישותו המיוחדת של מידע זה, המפעילה, המשתמשים והלקוחות המוסדיים נדרשים לנהוג בו בזהירות מוגברת, לצמצם את היקף המידע למידע הנדרש בלבד ולמנוע גישה אליו ממי שאינו מורשה.
   2. המערכת אינה מיועדת, ככלל, לפתיחת חשבון עצמאי על ידי קטין, אלא אם אפשרות זו הוגדרה במפורש במסגרת שירות מסוים וקיבלה את אישורו של המוסד החינוכי ואת ההסכמות או ההרשאות הנדרשות. חשבונות משתמש מקצועיים מיועדים לבגירים, לאנשי מקצוע או למשתמשים שקיבלו הרשאה ממוסד מוסמך.
   3. הלקוח המוסדי אחראי לקבוע מהו הבסיס החוקי לאיסוף ולעיבוד מידע על קטינים, למסור להורים, לאפוטרופוסים ולתלמידים יידוע מתאים, לקבל הסכמות או אישורים כאשר הם נדרשים ולוודא כי המידע משמש למטרות חינוכיות, טיפוליות, פדגוגיות או מנהליות לגיטימיות בלבד.
   4. כאשר הדבר מתאים בהתחשב בגילו ובבגרותו של התלמיד, ראוי למסור גם לו הסבר ברור ומותאם בנוגע למידע הנאסף עליו, מטרות השימוש בו, זהות הגורמים העשויים לעיין בו וזכויותיו, והכול בהתאם להוראות הדין, להנחיות המקצועיות ולמדיניות המוסד החינוכי.
   5. מידע על תלמידים לא ישמש לצורך פרסום ממוקד, שיווק מסחרי, מכירת מידע, בניית פרופיל צרכני או יצירת קהלי פרסום, ולא יימסר למפרסמים או לגורמים מסחריים לצורך קידום מוצרים או שירותים.
5. מקורות קבלת המידע
   1. המידע עשוי להימסר למערכת ישירות על ידי המשתמש, על ידי מנהל המערכת, מוסד החינוך, רשות מקומית, רשת חינוך, הורה, אפוטרופוס, תלמיד, איש צוות, מטפל, פסיכולוג, יועץ, עובד סוציאלי או גורם מקצועי אחר המוסמך למסור את המידע.
   2. מידע עשוי להתקבל באמצעות טפסים מקוונים, הזנת נתונים ידנית, העלאת קבצים, מילוי שאלונים, הפעלת שירות תמלול, חתימה דיגיטלית, ייבוא קבצים, חיבור למערכת חיצונית או ממשק תכנותי, ככל שחיבור כאמור קיים ואושר על ידי הלקוח המוסדי.
   3. מידע טכני ותפעולי עשוי להיאסף באופן אוטומטי מן הדפדפן, מן המכשיר, משרתי המערכת, מקובצי Cookies ומטכנולוגיות דומות.
   4. המשתמש מתבקש שלא למסור או להזין מידע על אדם אחר, ובפרט מידע רגיש על קטין, אלא אם הוא מוסמך לעשות כן ובהיקף הנדרש לצורך מילוי תפקידו. עצם האפשרות הטכנית להזין מידע אינה מהווה אישור משפטי לאיסופו או לעיבודו.
6. מטרות עיבוד המידע
   1. המפעילה עשויה לעבד את המידע לצורך הקמה וניהול של חשבונות משתמש, אימות זהות, מתן הרשאות, התאמת חוויית השימוש, ניהול מסגרות חינוך, כיתות, תלמידים ואנשי צוות, יצירת תיקי תלמיד, בניית תוכניות לימוד ותוכניות חינוכיות יחידניות, ניהול תוכניות הוראה, מערכות שעות, יעדים, מדדים, הישגים, הערכות, שאלונים ותהליכי עבודה חינוכיים וטיפוליים.
   2. המידע עשוי לשמש לצורך שמירה, עריכה, ארגון, חיפוש, הצגה, הדפסה, הורדה, ייצוא ושיתוף של מסמכים עם משתמשים מורשים, וכן לצורך הפקת דוחות, טפסים, שאלונים, פרוטוקולים, אישורים, תוכניות, מסמכי מעקב ומסמכים אחרים בהתאם לפונקציות המערכת.
   3. המידע עשוי לשמש לצורך הפעלת כלי הקלטה ותמלול, תיקון ושמירת תמלילים, הפעלת מנגנוני חתימה או אישור, משלוח מסמכים לחתימה, תיעוד מועד החתימה ואימות הפעולות שבוצעו.
   4. מידע על השימוש במערכת עשוי לשמש לצורך מתן תמיכה טכנית ושירות לקוחות, טיפול בפניות, זיהוי ותיקון תקלות, ניטור ביצועים, בדיקת עומסים, שיפור ממשקי המשתמש, פיתוח פונקציות חדשות והתאמת המערכת לצורכי המשתמשים.
   5. מידע טכני ויומני פעילות עשוי לשמש לצורך אבטחת מידע, מניעת התחזות, איתור שימוש בלתי מורשה, מניעת הונאה, ניהול הרשאות, חקירת אירועי אבטחה, שחזור מידע, אכיפת תנאי השימוש, פתרון מחלוקות והגנה על זכויות המפעילה, המשתמשים, הלקוחות ונושאי המידע.
   6. המידע עשוי לשמש לצורך ניהול ההתקשרות עם הלקוח, הפקת חשבוניות וקבלות, גביית תשלומים, טיפול בחובות, ניהול רישיונות ומנויים, ניהול ספקים, עמידה בהוראות הדין, מענה לפניות של רשויות מוסמכות וניהול או התגוננות מפני הליכים משפטיים.
   7. פרטי משתמשים עשויים לשמש למשלוח הודעות תפעוליות, לרבות התראות אבטחה, איפוס סיסמה, אישורי הרשמה, הודעות שירות, שינויים במערכת, הודעות תחזוקה, עדכוני תנאים ותזכורות הנוגעות לחשבון. הודעות תפעוליות אלו הן חלק מן השירות ואינן נחשבות בהכרח לדיוור שיווקי.
   8. משלוח דברי פרסומת, הצעות מסחריות, ניוזלטרים או תוכן שיווקי ייעשה רק בהתאם להוראות הדין ובהתבסס על הסכמה מתאימה, כאשר היא נדרשת. ניתן לבטל את ההסכמה לקבלת דיוור שיווקי באמצעות קישור ההסרה המופיע בהודעה או באמצעות פנייה למפעילה.
7. שימוש בהקלטה, זיהוי דיבור ותמלול קולי
   1. המערכת עשויה לאפשר למשתמש להכתיב טקסט באמצעות מיקרופון ולהמיר את דבריו לטקסט. בעת הפעלת השירות, הקול או קטעי השמע עשויים להיות מעובדים על ידי המפעילה או על ידי ספק טכנולוגי חיצוני המספק שירותי זיהוי דיבור ותמלול.
   2. המשתמש אינו חייב להשתמש בפונקציית ההקלטה, ויכול להזין את הטקסט באופן ידני. סירוב לתת למערכת הרשאה לגישה למיקרופון לא ימנע שימוש ביתר חלקי המערכת, אך ימנע שימוש בפונקציית ההכתבה הקולית.
   3. לפני הקלטת שיחה, ישיבה או אדם אחר, על המשתמש לוודא כי ההקלטה מותרת וכי נמסר יידוע או התקבלה הסכמה, ככל שאלה נדרשים. אין להפעיל את פונקציית ההקלטה לצורך הקלטת צד שלישי ללא סמכות, או לצורך מעקב סמוי אחר תלמיד, הורה או איש צוות.
   4. תמלול אוטומטי עלול לכלול שגיאות, השמטות, החלפת מילים ואי-הבנה של שמות או מונחים מקצועיים. המשתמש נדרש לבדוק, לתקן ולאשר את הטקסט לפני שמירתו או שימוש בו. האחריות לתוכן הסופי שנשמר בתיק התלמיד או במסמך מקצועי מוטלת על המשתמש ועל הלקוח המוסדי.
   5. יש להשלים לפני פרסום המדיניות את הפרטים הבאים] זהות ספק התמלול], [מדינות שבהן מעובד המידע], [האם ההקלטה נשמרת], [משך שמירתה] ו-[האם ההקלטה נמחקת מיד לאחר יצירת התמליל.[
   6. הקלטות, תמלילים או מידע אישי על תלמידים לא ישמשו לאימון מודלים כלליים של בינה מלאכותית או לפיתוח שירותים עבור צדדים שלישיים, אלא אם הדבר נעשה כדין, נמסר עליו יידוע מפורש והתקבלו ההרשאות הנדרשות. יש לוודא כי הצהרה זו תואמת את ההסכמים בפועל עם ספקי הבינה המלאכותית או התמלול.
8. שימוש במערכות בינה מלאכותית ובכלים אוטומטיים
   1. ככל שהמערכת כוללת או תכלול בעתיד כלים המבוססים על בינה מלאכותית, עיבוד שפה טבעית, זיהוי דיבור, יצירת טקסט, המלצות אוטומטיות או ניתוח מידע, יוצג למשתמש מידע מתאים בדבר אופי הכלי, מטרת השימוש והמידע המועבר לצורך הפעלתו.
   2. כל פלט שנוצר באמצעות כלי אוטומטי נועד לשמש כלי עזר בלבד. הוא אינו מהווה אבחון, חוות דעת, המלצה טיפולית, החלטה מקצועית או תחליף לשיקול דעתו של איש חינוך, מטפל, פסיכולוג, רופא, ועדה מקצועית או גורם מוסמך אחר.
   3. אין לקבל החלטה מהותית בנוגע לזכאות, טיפול, שילוב, הערכה, קידום, משמעת או עתידו החינוכי של תלמיד על בסיס פלט אוטומטי בלבד, ללא בדיקה אנושית מתאימה ובהתאם להוראות הדין ולנהלי הגוף המוסמך.
   4. מידע מזהה או רגיש על תלמידים לא יוזן לכלי בינה מלאכותית ציבורי או חיצוני שאינו מאושר על ידי המפעילה והלקוח המוסדי. משתמש המעתיק מידע מן המערכת לכלי חיצוני עושה כן באחריותו ועלול להפר חובות סודיות, פרטיות ואבטחת מידע.
9. מסירת מידע לצדדים שלישיים
   1. המפעילה לא תמכור מידע אישי על תלמידים, הורים או אנשי צוות, ולא תעבירו למפרסמים לצורך שיווק מסחרי עצמאי.
   2. מידע עשוי להיות נגיש למשתמשים מורשים של הלקוח המוסדי, בהתאם לתפקידיהם ולהרשאות שהוגדרו להם, לרבות הנהלת המוסד, צוות חינוכי, צוות חינוך מיוחד, אנשי טיפול, יועצים, מנהלי מערכת וגורמים אחרים שהלקוח הסמיך לצפות במידע או לעבדו.
   3. המפעילה רשאית להסתייע בספקי שירות חיצוניים, כגון ספקי אחסון ענן, גיבוי, אבטחת מידע, תמיכה טכנית, תחזוקת תוכנה, משלוח דואר אלקטרוני והודעות, זיהוי משתמשים, סליקה, הפקת חשבוניות, תמלול, חתימה דיגיטלית וניתוח תפעולי. ספקים אלה יקבלו גישה למידע רק בהיקף הנדרש לצורך מתן השירות ויהיו כפופים להתחייבויות חוזיות מתאימות בנוגע לסודיות, פרטיות ואבטחת מידע.
   4. המפעילה רשאית למסור מידע לרשויות, לבתי משפט או לגורמים מוסמכים כאשר היא מחויבת לעשות כן על פי דין, צו שיפוטי, דרישה חוקית או הוראה של רשות מוסמכת, וכן כאשר המסירה נדרשת לצורך מניעת פגיעה, הגנה על קטין, טיפול באירוע אבטחה, אכיפת תנאי השימוש או הגנה על זכויות משפטיות.
   5. במקרה של מיזוג, רכישה, שינוי מבני, מכירת פעילות, העברת נכסים או הכנסת משקיע, ניתן יהיה להעביר את המידע לגורם שיקבל לידיו את פעילות המערכת, ובלבד שהגורם המקבל יתחייב לכבד את הוראות מדיניות זו ואת החובות החלות על המידע.
   6. המפעילה רשאית להפיק ולעבד נתונים סטטיסטיים שאינם מאפשרים זיהוי סביר של תלמיד, משתמש או אדם אחר. מידע כאמור עשוי לשמש לצורך ניתוח מגמות שימוש, שיפור המערכת, מחקר תפעולי, מדידת ביצועים ופיתוח שירותים, ובלבד שננקטו אמצעים סבירים למניעת זיהוי מחדש.
10. העברת מידע אל מחוץ לישראל
    1. חלק מספקי המפעילה עשויים להפעיל שרתים, מערכות תמיכה או שירותי ענן מחוץ לישראל. לפיכך, מידע אישי עשוי להיות מעובד או מאוחסן במדינות אחרות, לרבות באמצעות ספקי אחסון, גיבוי, דואר אלקטרוני, תמלול, אבטחת מידע או שירותי תוכנה.
    2. העברת מידע מחוץ לישראל תיעשה בהתאם להוראות הדין, על בסיס אחד התנאים המותרים להעברה ותוך קבלת התחייבויות מתאימות ממקבל המידע בנוגע לשמירת פרטיותו, הגבלת השימוש בו, אבטחתו והימנעות מהעברתו לגורמים נוספים שלא כדין.
    3. יש להשלים לפני פרסום המדיניות את פרטי ספק הענן, מקום האחסון העיקרי, מיקום הגיבויים, זהות ספקי התמלול והחתימה והמדינות שבהן עשוי המידע להיות מעובד.
11. אבטחת מידע
    1. המפעילה נוקטת ותמשיך לנקוט אמצעים ארגוניים, טכנולוגיים ופיזיים שנועדו להגן על המידע מפני גישה בלתי מורשית, שימוש לרעה, חשיפה, שינוי, מחיקה, אובדן או העתקה אסורה, בהתאם לסוגי המידע, רגישותו, היקפו והסיכונים הכרוכים בעיבודו.
    2. אמצעים אלה עשויים לכלול, לפי העניין, הצפנת תקשורת, מנגנוני זיהוי ואימות, סיסמאות, הרשאות לפי תפקיד, הפרדת משתמשים ולקוחות, תיעוד פעולות, ניטור חריגות, גיבויים, עדכוני אבטחה, ניהול ספקים, בדיקות תקופתיות, נהלי תגובה לאירועים והגבלת גישה מצד עובדי המפעילה.
    3. הגישה למידע מצד עובדי המפעילה או נותני שירות מטעמה תוגבל לעובדים ולספקים הזקוקים למידע לצורך מילוי תפקידם, טיפול בתקלות, מתן תמיכה, תחזוקה, אבטחה או עמידה בהוראות הדין, והם יהיו כפופים להתחייבויות סודיות מתאימות.
    4. לצד אמצעי האבטחה שמפעילה המערכת, גם למשתמשים וללקוחות המוסדיים קיימת אחריות מהותית להגנת המידע. עליהם לשמור את פרטי ההתחברות בסוד, להשתמש בסיסמאות חזקות, להימנע משיתוף חשבונות, לנעול מכשירים, לעדכן מערכות הפעלה, להימנע מהתחברות ממחשב ציבורי ולדווח על חשש לחשיפה או שימוש בלתי מורשה.
    5. אין להעביר מסמכי תלמידים באמצעות חשבון דואר אלקטרוני פרטי, אפליקציית מסרים פרטית, כונן נייד או שירות ענן שאינם מאושרים על ידי המוסד. לאחר הורדת מסמך מן המערכת, האחריות לאבטחת העותק שהורד חלה על המשתמש ועל הלקוח המוסדי.
    6. על אף המאמצים הננקטים, אין מערכת המחוברת לאינטרנט החסינה באופן מוחלט מפני סיכוני אבטחת מידע. במקרה של אירוע אבטחה, תפעל המפעילה לבדיקתו, לצמצום הנזק, לשחזור הפעילות ולביצוע דיווחים או הודעות, ככל שאלה נדרשים על פי דין.
12. שמירת המידע ומחיקתו
    1. המידע יישמר למשך התקופה הנדרשת לצורך מתן השירות, ניהול חשבון המשתמש, קיום ההתקשרות עם הלקוח המוסדי, מילוי המטרות שלשמן נאסף המידע, עמידה בהוראות הדין, טיפול במחלוקות והגנה על זכויות משפטיות.
    2. תקופת שמירת המידע החינוכי, הרפואי והטיפולי תיקבע, ככלל, על ידי הלקוח המוסדי ובהתאם לדין, לנהלי משרד החינוך, לצרכים המקצועיים ולהסכם השירות. המפעילה לא תקבע ביוזמתה את משך שמירת תיקי התלמידים, אלא אם הדבר הוסדר בהסכם או נדרש לצורך אבטחה, גיבוי או עמידה בחובה חוקית.
    3. עם סיום ההתקשרות, הלקוח המוסדי יהיה רשאי, בכפוף להסכם השירות, לקבל אפשרות לייצא או להוריד את המידע בתקופת מעבר סבירה. לאחר תום התקופה, המפעילה תהיה רשאית למחוק את המידע ממערכותיה הפעילות, אלא אם היא מחויבת לשמור אותו או חלק ממנו לפי דין או לצורך ניהול הליך משפטי.
    4. מידע עשוי להוסיף ולהימצא לזמן מוגבל בעותקי גיבוי, ביומני מערכת או במערכות התאוששות מאסון, עד למחיקתו במסגרת מחזורי הגיבוי והמחיקה הרגילים. מידע המצוי בגיבוי לא ישמש לשימוש שוטף ויישמר לצורכי אבטחה, התאוששות והמשכיות עסקית בלבד.
    5. יומני פעילות, מסמכי חיוב, תיעוד הסכמות, תיעוד חתימות ונתונים הדרושים להגנה משפטית עשויים להישמר גם לאחר סגירת החשבון, למשך התקופה הנדרשת בהתאם לדין ולתקופות ההתיישנות הרלוונטיות.
13. זכויות נושאי המידע
    1. נושא מידע, או מי שמוסמך לפעול מטעמו, רשאי לפנות בבקשה לעיין במידע אישי המוחזק עליו, והכול בכפוף להוראות הדין, לזיהוי מתאים, לסמכות הפונה ולזכויותיהם של צדדים אחרים.
    2. כאשר אדם עיין במידע הנוגע אליו ומצא כי המידע אינו שלם, ברור או מעודכן, הוא רשאי לבקש את תיקונו או עדכונו. אין חובה לתקן הערכה מקצועית, חוות דעת, רישום היסטורי או מסמך שנערך על ידי בעל מקצוע רק משום שנושא המידע אינו מסכים לתוכנו, אולם ניתן לצרף הערה, הסתייגות או מסמך משלים, ככל שהדין או מדיניות המוסד מאפשרים זאת.
    3. בקשות הנוגעות למידע על תלמיד יטופלו בהתאם לזהות המבקש, מעמדו כהורה או אפוטרופוס, גיל התלמיד, טובתו, יכולתו להבין את הבקשה, הוראות משמורת, צווי בית משפט, חובות סודיות מקצועית וזכויותיהם של הורים, אנשי צוות או תלמידים אחרים.
    4. כאשר המידע מוחזק עבור לקוח מוסדי, הבקשה עשויה להיות מועברת למוסד החינוכי או לרשות שבשליטתם נמצא המידע. המפעילה תסייע בביצוע הפעולה הטכנית הנדרשת בהתאם להוראות המוסד ולהסכם השירות.
    5. בקשה למחיקת מידע תיבחן בהתאם להוראות הדין ולנסיבות העניין. לא בכל מקרה קיימת זכות למחיקה, ובפרט כאשר המידע נדרש לצורך ניהול רשומה חינוכית או טיפולית, עמידה בחובה חוקית, הגנה על קטין, שמירת זכויות משפטיות או הגנה על זכויותיהם של צדדים אחרים.
    6. לצורך מימוש זכויות או קבלת מידע נוסף ניתן לפנות לכתובת: _______________, המפעילה תהיה רשאית לבקש פרטים ומסמכים סבירים לצורך אימות זהותו וסמכותו של המבקש לפני מסירת מידע או ביצוע שינוי.
14. אחריות הלקוח המוסדי והמשתמשים
    1. הלקוח המוסדי אחראי לוודא כי המידע המוזן למערכת נאסף ומעובד כדין, כי נמסרו הודעות פרטיות מתאימות, כי התקבלו הסכמות או אישורים כאשר הם נדרשים וכי המידע רלוונטי, נכון ומוגבל למטרה המקצועית שלשמה נאסף.
    2. הלקוח המוסדי והמשתמשים מתחייבים שלא להזין מידע עודף, בלתי רלוונטי, משפיל, פוגעני, ספקולטיבי או בלתי מבוסס, ולא לתעד אמירות או פרטים שאינם נחוצים לצורך החינוכי, הטיפולי או המנהלי.
    3. על המשתמש לוודא כי מסמכים אינם כוללים בטעות מידע של תלמיד אחר, כי הנמען שאליו נשלח המסמך מורשה לקבלו וכי כל מסמך נבדק לפני הדפסה, הורדה, חתימה או שיתוף.
    4. הלקוח המוסדי אחראי לבטל ללא דיחוי הרשאות של עובד שסיים את תפקידו, עבר מסגרת או אינו זקוק עוד למידע. עובד שסיים את תפקידו אינו רשאי לשמור עותקים של מידע שהורד מן המערכת או להמשיך להשתמש בו.
    5. אין לשתף שם משתמש או סיסמה בין מספר עובדים. כל עובד נדרש לפעול באמצעות חשבון אישי המאפשר תיעוד, בקרה והגבלת הרשאות.
15. קובצי Cookies וטכנולוגיות דומות
    1. האתר והמערכת עשויים להשתמש בקובצי Cookies ובטכנולוגיות דומות, שהם קבצים קטנים הנשמרים בדפדפן או במכשיר המשתמש, לצורך תפעול תקין של השירות, זיהוי משתמשים, שמירת התחברות, אבטחת החשבון, שמירת העדפות, איזון עומסים, מניעת הונאות, ניתוח ביצועים ושיפור חוויית המשתמש.
    2. עוגיות הכרחיות נדרשות להפעלת המערכת ולא ניתן תמיד לחסום אותן מבלי לפגוע ביכולת להתחבר או להשתמש בשירות. עוגיות אחרות, כגון עוגיות סטטיסטיקה או ניתוח, יופעלו בהתאם להוראות הדין ולהעדפות המשתמש, ככל שנדרש.
    3. המפעילה עשויה להשתמש בשירותי ניתוח שימוש חיצוניים. יש להשלים את זהות הכלים בפועל ולהציג מנגנון הסכמה מתאים לפני הפעלת כלים שאינם הכרחיים.
    4. המשתמש יכול לשנות את הגדרות העוגיות בדפדפן או באמצעות מנגנון ניהול ההסכמות באתר, ככל שקיים. חסימת עוגיות מסוימות עלולה לגרום לכך שחלק מן הפונקציות לא יפעלו כראוי.
16. קישורים ושירותים חיצוניים
    1. האתר עשוי לכלול קישורים לאתרים, מערכות או שירותים של צדדים שלישיים. השימוש באותם שירותים כפוף לתנאי השימוש ולמדיניות הפרטיות של מפעיליהם, והמפעילה אינה שולטת באופן שבו אותם צדדים אוספים או מעבדים מידע.
    2. אין בהצגת קישור כדי להוות המלצה, אישור או קבלת אחריות לתוכן, לאבטחה או למדיניות הפרטיות של האתר החיצוני. מומלץ לעיין במדיניות הפרטיות של כל שירות חיצוני לפני מסירת מידע.
17. דיוור והודעות
    1. המפעילה רשאית לשלוח הודעות הנדרשות לצורך מתן השירות, לרבות הודעות אבטחה, איפוס סיסמה, אישורי פעולה, התראות, שינויים בתנאים, הודעות תחזוקה, עדכונים טכניים והודעות הקשורות לחשבון או למסמכים במערכת.
    2. משלוח תוכן שיווקי ייעשה רק בהתאם להוראות הדין. משתמש שאינו מעוניין לקבל הודעות שיווקיות רשאי לבטל את הסכמתו בכל עת, מבלי שהדבר ימנע קבלת הודעות תפעוליות החיוניות לשימוש בשירות.
18. אירועי אבטחת מידע
    1. בכל מקרה של חשש לאובדן סיסמה, גישה בלתי מורשית, חשיפת מסמך, שליחה לנמען שגוי, אובדן מכשיר או אירוע אחר העלול לפגוע בפרטיות, על המשתמש להודיע למפעילה ולמנהל המערכת מטעם הלקוח המוסדי באופן מיידי.
    2. המפעילה תהיה רשאית לחסום או להשעות חשבון, לאפס סיסמה, להגביל הרשאות, לנתק חיבור, לשחזר מידע או לנקוט כל פעולה סבירה הנדרשת לצורך צמצום הסיכון והגנה על נושאי המידע.
    3. במקרה של אירוע אבטחה המחייב דיווח לרשות מוסמכת או הודעה לנושאי מידע, יפעלו המפעילה והלקוח המוסדי בהתאם לחלוקת האחריות ביניהם ולהוראות הדין.
19. שינויים במדיניות הפרטיות
    1. המפעילה רשאית לעדכן מדיניות זו מעת לעת, בין היתר עקב שינוי בדין, שינוי במבנה המערכת, הוספת שירותים, שילוב ספקים חדשים, שינוי באופן עיבוד המידע או שיפור נהלי האבטחה והפרטיות.
    2. הנוסח המעודכן יפורסם באתר וייכנס לתוקף במועד המופיע בראשו או בתחתיתו. כאשר השינוי מהותי ונוגע לסוגי המידע הנאספים, למטרות חדשות, להעברת מידע או לזכויות המשתמשים, תימסר הודעה מתאימה באמצעות האתר, המערכת או פרטי הקשר שנמסרו. כאשר נדרשת הסכמה חדשה על פי דין, השינוי לא יחול על מידע קיים ללא קבלת ההסכמה הנדרשת.
20. יצירת קשר בענייני פרטיות
    1. בכל שאלה, בירור, תלונה או בקשה בנוגע לאיסוף מידע, שימוש בו, אבטחתו, עיון בו או תיקונו, ניתן לפנות למפעילה בפרטים הבאים: ____________________. המפעילה תבחן פניות ותשיב להן בתוך זמן סביר, בהתחשב באופי הבקשה, רגישות המידע, הצורך באימות זהות וחלוקת האחריות בינה לבין הלקוח המוסדי. עודכן לאחרונה בחודש אוגוסט 26'.